MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

I. Consideraciones generales.

En cumplimiento de los deberes legales establecidos en la Constitución Política de Colombia, en la ley 1581 de 2012 y decreto 1377 de 2013, la empresa de Vigilancia y Seguridad Privada ALECSER LTDA., como encargado del tratamiento de datos de los usuarios de nuestro servicio, expide el presente manual para el correcto ejercicio de su derecho de habeas data.

1. OBJETO DEL MANUAL
Este manual contiene los derechos y deberes de todo USUARIO del servicio de Vigilancia y Seguridad privada ALECSER LTDA. para los procedimientos de consulta y reclamaciones con relación a sus datos personales.

2. DEFINICIONES
Las definiciones contenidas en la ley aplican en su integridad para el presente manual, en todo caso se relacionan a continuación las definiciones especiales para los efectos del documento:

  • BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento por parte del ENCARGADO.
  • DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • DATO PÚBLICO: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
  • DATO SENSIBLE: Es aquel dato definido como tal en la ley y en la constitución política. Son datos sensibles, entre otros datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, etc.
  • RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos. El Administrador es el responsable del tratamiento de datos.
  • ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Para efectos de la presente, ALECESER LTDA. es el encargado del tratamiento.
  • TITULAR: Usuario cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte del responsable o encargado, en virtud de haber realizado el proceso de registro.
  • TRANSFERENCIA: Es el envío de LA INFORMACIÓN DE CONTACTO o el contenido de LOS MENSAJES a un receptor, que a su vez será responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  • TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones que realizará el responsable o encargado sobre los datos personales del usuario, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, etc.

II. Políticas

ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las disposiciones contenidas en el presente manual aplican para todo USUARIO respecto a cualquier dato o información que suministre en uso de los servicios prestados por ALECSER LTDA.

1. PRINCIPIOS DE LA PLATAFORMA QUE RIGEN EL TRATAMIENTO DE DATOS

  • Transparencia en el tratamiento.
  • Acceso y circulación restringida de los datos personales y/o información de contacto por terceros no autorizados
  • Seguridad de los datos a través de mecanismos, procedimientos y sistemas para mantener la seguridad de los datos.

2. DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS.

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. En el tratamiento se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. (Art. 9o Ley 1581).

III. DEBERES ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

1. El artículo 18 de la Ley 1581 establece como deberes de los encargados del tratamiento cumplir con las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley.

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.

g) Registrar en la base de datos la leyenda «Reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley.

h) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización
previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser
objeto de consulta posterior. (Art. 9° ley1581).

2. Casos en que no se requiere autorización del Titular para el tratamiento de datos.

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

3. DATOS TRATADOS POR ALECSER LTDA.

Con la finalidad de garantizar la seguridad de bienes o personas en un lugar determinado donde
se presta el servicio, se efectúa el Tratamiento a los siguientes datos:

  • Datos públicos, datos personales y datos sensibles.
  • Datos del usuario al momento de realizar el registro en minuta de ingreso o salida del bien inmueble.
  • Censo de residentes del bien inmueble.
  • Censo de datos de vehículos de residentes del bien inmueble.
  • Datos de vehículos de visitantes y usuarios del bien inmueble.
  • Datos personales por cualquier medio por el cual se realice grabación y almacenamiento de imágenes de titulares en el CCTV.

4. Suministro de la información.

La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos. Se puede suministrar la información que reúna las condiciones establecidas antes referida a las siguientes personas:

a) A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;

b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

5. Consultas de la información.

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El responsable del tratamiento o encargado del tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. (Art.14 Ley 1581).

La consulta se formulará a través de formato diligenciado o medio habilitado por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. (Art.14 Ley 1581).

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y  adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. (Art. 7 Ley 1581).

6. PROTECCIÓN DATOS PERSONALES DE NIÑOS Y ADOLESCENTES

Nuestro servicio de seguridad se presta a personas de todas las edades, por lo que el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respetando sus derechos, razón por la cual, el tratamiento de sus datos deberá contar con la autorización previa y expresa del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente, conservando el soporte de la solicitud de su consulta.

7. PROCEDIMIETNO EN LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN SISTEMAS DE
VIDEOVIGILANCIA

ALECSER LTDA. implementa políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del usuario registrada en los sistemas de videovigilancia (SV), para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El tratamiento de datos en el SV guarda relación directa con el principio de finalidad que, de acuerdo con la normativa vigente y los estándares internacionales en la materia, el principio de finalidad implica un ámbito TEMPORAL, es decir, que el periodo de conservación de los datos personales no exceda del necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.

ALECSER LTDA. designa al área de MEDIOS TECNOLÓGICOS para asumir la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

Como medidas procedimentales preventivas en el tratamiento de los datos registrados en los SV, en su calidad de encargado del tratamiento, ALECSER LTDA. señala las siguientes:

  • Verificar la calidad de titular o causahabiente de la consulta, manteniendo prueba de ésta (formato de solicitud diligenciado o medio que disponga el responsable o encargado del tratamiento).
  • Requerir al titular solicitante dentro del formato, datos como fecha, hora, lugar, entre otros, para facilitar la ubicación de la imagen y limitar la exposición de imágenes de terceros.
  • La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles.
  • Si en la imagen aparece un (unos) tercero(s) titular(es) de datos personales, se deberá contar con la autorización de dicho(s) tercero(s) para la entrega de la grabación.
  • Si no se tiene la autorización de los terceros para divulgar la información contenida en la cinta o grabación requerida, medios tecnológicos deberá garantizar la anonimización del (los) dato (s) del (los) tercero (s), tomando medidas encaminadas a tal fin, como hacer borrosa o fragmentar la imagen de dicho (s) tercero (s).
  • El titular o sus causahabientes podrán presentar reclamo de corrección, actualización o supresión de la información contenida en una base de datos ante el responsable o encargado del tratamiento.
  • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y el acompañamiento de los soportes documentales que se quiera hacer valer.
  • Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • En caso de que quién reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «Reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial», en caso de ser notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • El personal de vigilancia asignado a un puesto en particular y, ajeno al área de medios tecnológicos, se encuentra impedido de acceder, manipular, transmitir, difundir o compartir los datos registrados en los sistemas de videovigilancia.